Eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain bekommen Sie über Ihren Hosting-Anbieter: Domain registrieren, im Verwaltungsbereich ein Postfach anlegen, im Mailprogramm oder auf dem Handy einrichten. Kosten: meist im Hosting-Paket enthalten, sonst 1 bis 5 € pro Postfach und Monat. Wichtig ist zusätzlich ein SPF-Eintrag, sonst landen Ihre Mails im Spam.
Warum es einen Unterschied macht
Eine eigene Adresse ist die günstigste Vertrauensmaßnahme überhaupt. Sie sagt: Es gibt hier ein Unternehmen, keine Nebentätigkeit vom Küchentisch.
- Glaubwürdigkeit. Bei Angeboten ab vierstelligen Beträgen achten Kunden darauf.
- Wiedererkennung. Die Adresse trägt Ihren Firmennamen in jede Mail.
- Sie gehört Ihnen. Ein Freemail-Konto kann gesperrt werden, ohne Ansprechpartner.
- Mehrere Adressen für unterschiedliche Zwecke: info@, buchhaltung@, bewerbung@.
- Übergabe möglich. Scheidet jemand aus, wird die Adresse weitergeleitet statt verloren.
- Rechtlich sauber. Die Adresse im Impressum sollte zum Unternehmen gehören.
So richten Sie es ein
- 1. Domain registrieren, falls noch nicht vorhanden, etwa 10 bis 20 € im Jahr. Siehe Was ist eine Domain und was ist Hosting?
- 2. Im Verwaltungsbereich Ihres Anbieters den Bereich E-Mail öffnen.
- 3. Postfach anlegen: gewünschte Adresse, Passwort, Speichergröße.
- 4. Zugangsdaten notieren: Posteingangs- und Postausgangsserver, Ports, Verschlüsselung.
- 5. Im Mailprogramm einrichten: Outlook, Thunderbird, Apple Mail oder direkt auf dem Handy.
- 6. IMAP wählen, nicht POP3. Damit bleiben Ihre Mails auf dem Server und sind auf allen Geräten gleich.
- 7. Testen: von außen an die neue Adresse schreiben und antworten.
Rechnen Sie mit etwa einer Stunde für das erste Postfach. Jedes weitere dauert dann fünf Minuten.
Postfach oder Weiterleitung?
| Echtes Postfach | Weiterleitung | |
|---|---|---|
| Mails liegen | auf Ihrem Server | beim Zielkonto |
| Antworten | kommen von Ihrer Adresse | kommen von der privaten Adresse |
| Kosten | im Hosting meist enthalten | meist kostenlos |
| Spam-Problem | gering | Weiterleitungen landen häufiger im Spam |
| Empfehlung | für alles Geschäftliche | nur als Übergangslösung |
Der häufigste Fehler: eine Weiterleitung auf ein privates Konto einrichten und von dort antworten. Der Kunde schreibt an info@ihr-betrieb.de und bekommt Antwort von hans.mueller73@gmx.de. Das hebt den Vertrauensgewinn wieder auf.
Welche Adressen sinnvoll sind
- info@: die allgemeine Adresse, gehört ins Impressum
- Vorname@ oder vorname.nachname@: für persönliche Korrespondenz
- buchhaltung@ oder rechnung@: trennt Belege vom Tagesgeschäft
- bewerbung@: wenn Sie einstellen
- Vermeiden Sie kontakt@ und mail@ neben info@, denn zwei allgemeine Adressen stiften Verwirrung
Für einen Einzelbetrieb reichen zwei Adressen völlig: eine persönliche und info@. Mehr schafft nur Aufwand.
Der Punkt, den fast alle übersehen: SPF und DMARC
Sie haben eine eigene Adresse, verschicken ein Angebot, und es landet beim Kunden im Spam. Das ist der häufigste Ärger nach der Einrichtung, und die Ursache sind fehlende Einträge in der Domainverwaltung.
- SPF legt fest, welche Server Mails in Ihrem Namen verschicken dürfen. Fehlt der Eintrag, stufen viele Empfänger Ihre Mails als verdächtig ein.
- DKIM unterschreibt Ihre Mails technisch, damit der Empfänger die Echtheit prüfen kann.
- DMARC sagt dem Empfänger, was bei einer fehlgeschlagenen Prüfung geschehen soll.
Die meisten Hoster richten SPF und DKIM auf Wunsch ein oder haben es voreingestellt. Fragen Sie gezielt danach. Wenn Sie zusätzlich einen Newsletter-Dienst oder ein CRM nutzen, das in Ihrem Namen verschickt, muss dieser Dienst in den SPF-Eintrag aufgenommen werden.
Ein einfacher Test: Schicken Sie eine Mail an eine Adresse bei einem großen Anbieter und sehen Sie nach, ob sie im Posteingang oder im Spam landet.
Was Sie vermeiden sollten
- Die Domain beim Dienstleister registrieren lassen. Dann gehört Ihnen Ihre E-Mail-Adresse nicht wirklich.
- POP3 statt IMAP. Mails werden vom Server geladen und sind auf anderen Geräten nicht mehr da.
- Keine Sicherung. Fragen Sie nach, ob Ihr Anbieter Postfächer sichert, viele tun es nicht.
- Beim Umzug vergessen. Der häufigste Fehler beim Hosterwechsel: Die Website läuft, die Mails sind weg.
- Zu kleines Postfach. Ist es voll, kommen Mails nicht mehr an, und niemand sagt Ihnen das.
Häufige Fragen
- Was kostet eine E-Mail-Adresse mit eigener Domain?
- Meist nichts zusätzlich: In den üblichen Hosting-Paketen sind mehrere Postfächer enthalten. Separat gebucht kosten sie 1 bis 5 € pro Postfach und Monat. Dazu kommt die Domain mit etwa 10 bis 20 € im Jahr.
- Brauche ich eine Website, um eine eigene E-Mail-Adresse zu haben?
- Nein. Sie brauchen nur die Domain und ein Hosting-Paket mit E-Mail. Die Website können Sie später ergänzen. Viele Betriebe starten genau so: erst die Adresse, dann die Seite.
- Warum landen meine E-Mails im Spam?
- Meist wegen fehlender SPF- und DKIM-Einträge in der Domainverwaltung. Ohne sie kann der Empfänger nicht prüfen, ob die Mail wirklich von Ihnen stammt. Fragen Sie Ihren Hoster gezielt danach, und nehmen Sie auch Newsletter-Dienste in den SPF-Eintrag auf.
- Was ist besser: IMAP oder POP3?
- IMAP. Damit bleiben ihre Mails auf dem Server und sind auf allen Geräten identisch: Handy, Rechner, Webzugang. POP3 lädt Mails herunter und entfernt sie vom Server; auf einem zweiten Gerät fehlen sie dann.
- Kann ich meine bisherigen E-Mails mitnehmen?
- Ja. Die meisten Mailprogramme können Nachrichten zwischen Konten kopieren, und viele Hoster bieten einen Umzugsdienst. Legen Sie vorher eine Sicherung an, denn beim Wechsel gehen Mails häufiger verloren als Websites.